禮賓工作如穿著高跟鞋在薄冰上快走
博鰲亞洲論壇，今年十周歲。
“通過這些年博鰲亞洲論壇服務(wù)保障工作歷練，海南‘形成了一個(gè)論壇年會(huì)服務(wù)保障長效機(jī)制，鍛煉出了一支大型涉外活動(dòng)的服務(wù)保障隊(duì)伍’”，面對(duì)即將為三亞舉行的“金磚國家”領(lǐng)導(dǎo)人第三次會(huì)晤，以及博鰲亞洲論壇2011年年會(huì)進(jìn)行“雙保障”的任務(wù)，海南省外事僑務(wù)辦公室主任吳士存充滿信心地說。
海南在博鰲亞洲論壇每年年會(huì)中主要負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)接待、安全保衛(wèi)、交通運(yùn)輸、公共衛(wèi)生等方面的工作。從2005年開始，海南把論壇年會(huì)的服務(wù)保障工作機(jī)制化。每年3月，這個(gè)機(jī)制開始啟動(dòng)。
中國南海研究院副院長、原海南省外事僑務(wù)辦公室國際交流處處長康拜英，從2004年開始連續(xù)擔(dān)任了五屆博鰲亞洲論壇年會(huì)禮賓組組長，“工作的感覺猶如穿著高跟鞋在薄冰上快走，一不小心就有‘危險(xiǎn)’”。
康拜英說，“禮賓工作面大、量大、強(qiáng)度大、變數(shù)多，橫向縱向交叉性強(qiáng)，工作需要有足夠的細(xì)心、耐心、責(zé)任心和心理承受能力及應(yīng)變能力，工作中任何一件小事都是大事。”她強(qiáng)調(diào)，禮賓人員不僅要掌握外事禮賓知識(shí)、外事紀(jì)律、禮貌禮儀、微笑服務(wù)，每個(gè)人在做好自己份內(nèi)工作的同時(shí)，還要了解周圍同事的工作內(nèi)容，以便主動(dòng)補(bǔ)臺(tái)，并在任何情況下做到‘Be helpful’(有問必答)。”
禮賓組面對(duì)的都是“大人物”，處理的都是“大事件”，所以針對(duì)可能發(fā)生的脫節(jié)等問題，所有禮賓人員在每場活動(dòng)的前一天，要與論壇安保組、接待組等相關(guān)人員進(jìn)行對(duì)接，詳細(xì)確認(rèn)事件、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等細(xì)節(jié)，通報(bào)提醒注意事項(xiàng)，在活動(dòng)發(fā)生前4小時(shí)進(jìn)行再次對(duì)接或通知有關(guān)變化情況，在活動(dòng)發(fā)生前1小時(shí)還要對(duì)有關(guān)接待人員做最后的提醒，確保接待人員在正確的時(shí)間、將正確的客人引領(lǐng)到正確的活動(dòng)地點(diǎn)。“這些硬性措施的確奏效” ，康拜英說。
論壇創(chuàng)立之初即參與保障工作的海南省臺(tái)辦副主任、原海南省外事僑務(wù)辦公室劉錦，回首博鰲賦詩感慨：“備戰(zhàn)博鰲，情系博鰲。……苦也博鰲，樂也博鰲！”
